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“社長の働き方改革”をもたらした 「新しい経理業務」のカタチ

「会計クラウド化」の現場 #1

創生セレクト株式会社 代表取締役 竹中 亜子(たけなか あこ)

四谷パートナーズ会計事務所 パートナー 税理士/CFP 白石 惠子(しらいし けいこ)

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“社長の働き方改革”をもたらした 「新しい経理業務」のカタチ

1枚1枚の伝票を大切に扱い、会社の歴史やお客様と共有した時間を丁寧に残していく―。こんなお母様の真摯な後ろ姿を見てきた創生セレクト代表の竹中さんが“経理の自計化”に踏み切った際に選んだ会計ソフトは「奉行Jクラウド」でした。なぜ「奉行Jクラウド」に決めたのか、創生セレクト代表の竹中さんと同社の会計業務支援を行っている四谷パートナーズ会計事務所パートナー(税理士/CFP)の白石さんのおふたりに導入メリットなどを聞きました。

<脚注>
自計化=自社の経理処理の業務効率化のため、会計事務所の顧問先が自社のパソコンを使用して経理処理に必要なデータを会計ソフトに入力していく運用方針のこと

導入の決め手は「データのオンライン共有」

―これまでの経理業務は、どんな体制だったんですか。

竹中(創生セレクト)

創業以来、ずっと私の母が“経理担当者”として一手に経理業務を行い、少しずつ私が引き継ぐ。そうしたカタチでした。

白石(四谷パートナーズ会計事務所)

竹中社長のお母様は経理のベテラン。デジタル化される以前のやり方を徹底していて、1件ずつ丁寧に伝票を起こし、元帳をつくって細かく記入されていました。

もちろん実際の作業は大変。竹中社長が経営のかたわら、経理業務を担うことになられたとき「経理業務は母のやり方を受け継ぎたい」とおっしゃられたので、正直、驚いたことを覚えています。

―なぜ、そうした大変な方法を受け継ぎたいと思ったんですか。

竹中(創生セレクト)

時代遅れかもしれませんが、母の想いも引き継ぎたくて、自分で経理業務をやりたかったんです。経営者として事業の全体像を把握するためには、母がしていたように自分で伝票などを記入すべきだと。

でも、実際に自分でやってみると大変。たとえば、私が体調を崩しても営業はまわりますが、経理業務が滞ってしまいます。ひとりで経理業務を抱え込むのは無理があると考えるようになり、新たに経理担当者を雇うことも考えました。

しかし、信頼できる人を探すのにも時間がかかり、どうしようと悩んでいた時、友人の経営者から「会計ソフトを導入したところ、効率がよく、経理業務もラクになった」というお話を聞いたんです。そこで白石先生に相談しました。

白石(四谷パートナーズ会計事務所)

「今期から経理の自計化をしたい」ということでした。選択肢に浮かんだのが、パッケージソフトの導入よりもコストを抑えられるクラウド会計「奉行Jクラウド」。創生セレクトさんについては、私どもの会計事務所が「奉行21」から「奉行i10」にバージョンアップするなど、会計業務に“奉行シリーズ ”をずっと使い続けていました。その点でも「奉行Jクラウド」にはなじみがありました。

竹中(創生セレクト)

白石先生からパッケージソフトとクラウドを提案していただいた時、文句なしにクラウドを選びました。

最大の理由は、当社オフィスと白石先生の事務所でデータをオンライン共有でき、同じ画面を見ながらアドバイスをもらえる点です。アナログからデジタルに移行するにあたり、戸惑う部分が必ずあるはず。これはとても心強く感じました。セキュリティ面も安心でした。

―アナログ環境から最新のデジタル環境への移行で苦労した点はなかったですか。

竹中(創生セレクト)

基本は数字の入力と、以前は伝票に書き込んでいた細かなメモを摘要欄に入れていく作業。特別な苦労はありませんでしたね。

エクセルやパワーポイントである程度のドキュメントはつくっていたので、操作も難しくありませんでした。

白石(四谷パートナーズ会計事務所)

クラウド初年度なので、私どもの会計事務所では「奉行i10」も併用しています。クラウドからデータを取り込む際、若干の微調整は必要なのですが、それについてはサポートセンターを利用しながら進めました。

ただ、竹中社長が伝票・帳簿を手書きするのと同じ感覚で、すべての内容をご自分で入力したことには驚きました。

―なぜアウトソースしないで、ご自身で入力することに?

竹中(創生セレクト)

伝票は以前と同じく、当社で起こして、それを白石先生の事務所で入力してもらうといった方法もあると思います。

でも数字はもちろん、メモの書き込みも大事にしたかったんですね。そのお客様がいついらして、最終的にはどう判断し、いつ・どんなものを購入されたか。こうしたきめ細かい部分を手書き時代のようにすべて残しておくためには、自分で入力するほうが確実ですから。

なかには経理業務上は関係のないメモ書きもあると思いました。しかし、1枚1枚の伝票は当社の歴史。細かく記入しておくことで帳簿を見るだけで仕事の流れがパッと把握できますし、ここはデジタルになっても変えられない部分です。

―時間がかかりそうな気がします。

竹中(創生セレクト)

いえいえ。やってみると、紙の時代よりも楽なんです。紙の帳簿だと物理的なスペースの制限があるので、記入する情報はある程度、絞り込まなければいけません。

しかし、デジタルだと制限がありませんので、どんどん入れられる。以前より記入する要素は増えていると思います(笑)。

創生セレクト代表の竹中さん(右)と四谷パートナーズ会計事務所パートナーの白石さん
Photo:INOUZ Times

よりきめ細かく顧客情報を残せるように

―ほかにはどんなメリットを感じていますか。

竹中(創生セレクト)

ものすごく基本的なことですが、手書きの場合、どんなに注意していても間違いがあります。最後に計算して数字が合わず、 “間違い探し”に時間をかけることがたびたびありました。

しかし、「奉行Jクラウド」を導入してからは、入力数字がおかしければその場で知らせてくれます。とてもありがたいし、手書きよりも間違いなく効率化しています。

確認事項も、以前は伝票をめくりながらでしたが、今はボタンひとつで表示されるので、作業がとてもラクになりました。

白石(四谷パートナーズ会計事務所)

創生セレクト様が自計化したことで、手書き処理の時に比べて長い期間のデ-タをひと目で見れるようになりました。

そのため「どれだけの期間」に「どれだけのお金が動いているか」を瞬時に把握できるようになりました。

その結果、目の前の状況をつかみつつ、1年先、2年先を見据えた会社のあり方についてもお話しできるようになりました。

竹中(創生セレクト)

以前は月毎に、伝票、帳簿、通帳などのコピーを先生にお渡しして見ていただき、月次報告書を出していただくといった、かなり効率の悪いことをやっていました。

しかし、今は同じ画面を共有しながら、その場でさまざまな事柄を把握・確認できるので、大幅な時短ができています。

体感的には、これまでの経理に関わる作業が10だったとすると、3程度にまで軽減されました。

白石(四谷パートナーズ会計事務所)

いまのまま運用できれば、決算期の負担も間違いなく軽減できると思います。

経理業務時短で「新しいチャレンジ」

―最後に、今後のビジョンを聞かせてください。

竹中(創生セレクト)

今、都内の寺院を中心に、宗教・宗派にとらわれない“寺院内霊園”の開発を進めています。郊外の大型霊園は、若い時はいいとしても、高齢になってくると墓参が負担になってくる方がいらっしゃいますし、自分が暮らす地域にお墓があれば、いつでも大切な故人を偲べますから。

「奉行Jクラウド」で経理の負担が減ったので、新しい試みを進めていく時間ができました。これからも社会的なニーズに応え、理想を実現するチャレンジをしていきたいですね。

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