単一拠点、50名以下の企業でも 導入するケースが増加傾向

【VTVジャパン株式会社の会社概要】

設立：1995年1月
業務内容：テレビ会議・Web会議システムの機器販売およびレンタル、同システムに関する保守・運用サービス、テレビ会議システムを設置した貸テレビ会議室の運営および予約管理
URL：https://www.vtv.co.jp/
写真はVTVジャパン株式会社代表の栢野さん

クラウドサービスがもたらした革新

テレビ会議/Web会議システムは、この5年で大きく変貌しています。その要になるのがクラウドサービス。それにより、テレビ会議/Web会議システムは、コスト負担が軽くなり、気軽に使えるシステムになりました。まず、試してみる。それでよかったら、本格導入する。こんなこともできるようになりました。

以前は、専用端末のイニシャルコストは数百万円するケースもあり、固定資産として導入する方法が一般的でした。気軽に導入というワケにはいきませんでした。

一方、現在はクラウドサービスを利用すれば、コスト的にも数回の出張費と同等程度。そのうえ、即日でテレビ会議/Web会議の運用を開始することも可能です。

常に最新のサービスを低コストで受けられ、開始も停止も簡単にできるのがクラウド。払った費用は経費として落とせます。

こうした変化がテレビ会議 /Web会議導入の敷居をかなり下げました。

テレビ会議とWeb会議の用途の違い

ユーザーの意識にも変化が見られます。

ひと昔前は、「そもそもテレビ会議とは」という“そもそもの説明”が必要でしたが、現在はリテラシーの高い方が多い。「テレビ会議をいかに活用するか」といった本質論についての問い合わせが非常に多くなっています。

また、テレビ会議とWeb会議の違いについての問い合わせも多くなっています。Googleの検索では「テレビ会議」よりも「Web会議」の方が増えてきているそうで、Web会議に対するユーザーの関心の高まりを実感しています。

テレビ会議システムと Web 会議システムは、「ハードウエアかソフトウエアか」の違いのみで、機能の面では基本的にどちらも差はありません。

大きく違うのは、その用途。テレビ会議システムは会議室と会議室を結ぶことを想定した映像や音声面で高品質さを追求したハードウエア専用端末です。

一方、Web会議システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットで使用されるアプリケーションソフトウエアで、パーソナルで柔軟な使用を想定したもの。導入時のコスト負担が軽いほか、操作性などのユーザビリティの面にも違いがあります。

両方の組み合わせが増加しているワケ

選択基準の考え方としては、会議室同士をつなぐ目的であれば、1拠点あたり大勢の人が参加する会議が想定されるため、ハードウエア型のテレビ会議システムが適しているでしょう。

一方、出張先やテレワーク、工事現場などでのより広い範囲での活用を目的としているのであれば、Web会議システムの方が柔軟に対応できます。

最近は両方の組み合わせで導入するケースも多くなってきています。

たとえば、長年使用してきた40台のテレビ会議システムについて、10 台はテレビ会議システム、残りの30台はタブレット＋Web会議システムに置き換える、といった事例です。この場合、専用端末の代わりに社内にある既存のタブレットを使用することで、専用機40台を丸ごとリプレースするよりコストを抑えることもできます。

以前はテレビ会議システムと Web会議システムの相互接続は難しかったのですが、今ではそういった仕組みが充実してます。テレビ会議とWeb会議を組み合わせる案件は全体の2割に達しており、さらに増加傾向にあります。

テレビ会議とWeb会議を組み合わせた場合、コスト低減だけはなく、稼働率の向上などのメリットもあります。

単一拠点の企業が導入するケースも当たり前に

かつては、テレビ会議は数百万円以上と高価だったため、導入企業は複数拠点を持つ大企業にメインでした。

ところが、今は社員数50名以下の中小・ベンチャー企業からの問い合わせも増えているほか、1拠点だけの企業でも使われ始めています。

テレビ会議/Web会議システムは昨今、チャット、AI、顔認識、ビッグデータ、ロボットなど、さまざまな異分野との連携が進んでいます。企業毎に社内文化や社風があり、コミュニケーションにもそれぞれ異なった形態やスタイルがあります。企業のコミュニケーションを広くとらえ、問題や課題を解決するシステムとして、テレビ会議/Web 会議システムは、さらなる飛躍と進化を遂げていくでしょう。